Voor werkgevers

• Procedure
• Inschrijven
• Zoek stagiaires
• Alg. Voorwaarden
• Stagehandboek

2. Het stage proces

De waarde van een stagiair

Een stagiair is een waardevolle aanwinst voor elk bedrijf. Stagiairs zijn er niet alleen voor de koffie en de thee. Zij verzetten bergen werk met minimale begeleiding voor weinig geld. Het enige wat zij terugwillen is een leerzame en interessante stage. Vaak hebben ze een nieuwe en verfrissende kijk op het bedrijf en dat kan alleen maar als positief worden betiteld.

Meer dan 20% van de stagiairs treedt na de stage in dienst bij het stagebedrijf. Een groot pluspunt is dat zij het bedrijf al kennen en dus precies weten wat en hoe ze iets moeten doen. Stages zijn de ideale mogelijkheid om kennis te maken met een mogelijke nieuwe vaste werknemer.

Groeien met behulp van stagiairs

Zodra een startend bedrijf meer werk krijgt dan het aankan, moet nieuw personeel worden aangenomen. Daarbij denkt men aan fulltimers, parttimers, maar ook stagiairs. Stagiairs hebben verreweg de laagste kosten, maar hebben wel tijd nodig om te worden begeleid. Inventariseer welke opdrachten er nog liggen en waar ‘een extra handje nodig is’. Aangeraden wordt om eerst een stagebegeleider aan te stellen die genoeg tijd zal hebben om naar de stagiair te luisteren. Betrek deze in de selectieprocedure. Vervolgens begint men met het zoeken naar de perfecte stagiair.

De zoektocht naar een stagiair

Er zijn verschillende manieren om aan een stagiair te komen. Heb je geluk, dan meldt er een stagiair vanzelf bij jou aan. De meeste bedrijven moeten daarentegen meer moeite doen. In dit internettijdperk heeft haast ieder bedrijf wel een website. Een vacature op de eigen website kan daar zonder kosten snel op worden geplaatst. De vraag is alleen of er genoeg potentiële stagiairs ernaar kijken. Zij weten immers niet dat er een vacature is geplaatst. Een veelgebruikte manier om nieuwe werknemers aan te trekken zijn door het plaatsen van advertenties op stagewebsites. Vaak moet men hier een klein bedrag voor betalen. Maar vergeleken met de kosten bij het plaatsen van een advertentie in ieder ander medium, bijvoorbeeld een krant, is het bedrag vele malen lager en heeft het een beter resultaat. Een goed voorbeeld van een stagewebsite is Stageplaza.nl. Stageplaza is de grootste stagebank in Nederland en is een topautoriteit op het gebied van stagebemiddeling, stage-informatie en onderzoeken. Aanmelden is gemakkelijk en er wordt begeleiding verstrekt om de hele procedure zo soepel mogelijk te laten verlopen. Er is de mogelijkheid om pakketten vacatures in te kopen als er meerdere stagiairs per jaar worden verwacht. Dat is op den duur goedkoper.

De stagevacature

Het klinkt simpel, maar een goede stagevacature wordt niet meteen gemaakt.

U wilt de juiste kandidaten aantrekken, dus enige zorg bij het opstellen van de vacature is gewenst.

Het is nodig om op te letten bij de volgende punten:

• stagetitel: maak deze aantrekkelijk voor de stagiair, bijv. leerzame marketingstage.
• stage-informatie: omschrijf duidelijk wat de werkzaamheden zullen zijn, op welke afdeling de stagiair gaat werken, wat een mogelijke project/stageopdracht inhoudt en welk type stagiair u zoekt.
• stageduur: de gemiddelde stageduur is tussen de 3 en 6 maanden.
• type stage: werk/meeloopstage (2e en 3e studiejaar); de stagiair helpt mee op de afdeling. Afstudeeropdracht (laatste studiejaar); de stagiair werkt zelfstandig aan een onderzoek, opdracht of analyse en geeft aanbevelingen in een stage rapport.
• stagevergoeding: dit bepaalt uzelf of kan in overleg. Vorig jaar bleek door het Nationale Stageonderzoek 2006 uitgevoerd door Stageplaza dat de gemiddelde stagevergoeding 200 tot 300 euro was.
• aantal dagen: de meeste stagiairs lopen fulltime stage. Sommige opleidingen hebben een dag per week school voor opdrachten en lessen, de rest wordt besteed aan de stage.
• overige informatie: vaak is het mogelijk nog wat overige informatie op te schrijven. Hier kunt u beschrijven welke eigenschappen de stagiair moet hebben, of een rijbewijs nodig is, wat voor andere opleidingen ook voor deze stage geschikt zijn etc.

Stagiairs selecteren

Het is mogelijk om vele reacties te krijgen bij een enkele vacature. De kunst is om de beste eruit te kiezen. Zorg eerst voor een voorselectie van de sollicitatiebrieven die gebaseerd is op opleiding, aanvang stage en woonplaats van de stagiair. De mensen die zijn afgewezen voldoen met een standaard afwijsbrief, hoewel dit kan afhangen van het soort bedrijf. Met de uitgekozen personen wordt contact opgenomen. Aangeraden is om niet te lang wachten, studenten regelen hun stage graag enkele maanden van te voren. Bij de sollicitatiegesprekken wordt gekeken of de stagiair de juiste kwalificaties heeft en ook bij het bedrijf past. Uiteindelijk kiest men de beste stagiair.

Voordat de stagiair begint

Er zijn een aantal maatregelen nodig voordat een stagiair begint. Het contract is het allerbelangrijkst. Voor de werknemer en de werkgever is het geruststellend om te weten waar ze aan toe zijn bij een stage. In het contract worden de werkzaamheden, kantoorregels en overige afspraken vastgezet. Zorg dat de stagiair duidelijk weet wat er staat. De stage kan worden afgebroken als de stagiair niet voldoet of de werkzaamheden erg afwijken van het contract.

Informeer uw collega’s over de stagiair en de eventuele stageopdracht. Zodat zij weten dan dat er iemand bijkomt die hen kan helpen en vice versa. Zorg ook voor een geschikte werkplek. Hoewel een stagiair maar tijdelijk bij het bedrijf werkt, telt hij wel mee als een volledige werknemer. Hij/zij heeft dan ook de rechten en plichten van een vaste werknemer.

Inwerken van een stagiair

Een stagiair weet bij het begin van de stage bijna niets af van het bedrijf of de bedrijfscultuur. Zorg dat hij goed wordt ingewerkt, leg de huisregels duidelijk uit, laat de stagiair een stageopdracht maken en een planning. Deadlines kunnen geen kwaad en zorgen voor een gezonde motivatie. Heeft uw bedrijf voor de eerste keer een stagiair? Zorg er dan voor dat de student alles (wat en hoe hij iets doet) documenteert in een (stage)procedureboek. De volgende stagiair kan hiermee snel aan de slag en dit bespaart tijd.

Tijdens de stage

Laat de stagebegeleider tijdens de stage voortgangsgesprekken houden met de stagiair. Dat kan vanaf één keer per week, per twee weken of zelfs drie weken, afhankelijk van de werkzaamheden van de stage. De stagebegeleider ziet of de stagiair zijn draai heeft gevonden en de stagiair heeft de kans om te laten zien wat hij heeft gedaan. Mogelijke nieuwe werkzaamheden kunnen hier worden besproken als de stagiair klaar is voor nieuwe uitdagingen.

Na de stage

Het is handig om de stagiair na de stage zijn bevindingen of aanbevelingen te presenteren in het bedrijf. U ziet het resultaat van de stage en de stagiair krijgt de kans zijn verhaal te vertellen. Heeft de stagiair boven verwachting gewerkt, dan zou u eraan kunnen denken om hem in vaste dienst te nemen. De werkzaamheden zijn duidelijk, de ex-stagiair kent het bedrijf en ook niet onbelangrijk, de klik is er.